2022-04-28

Umowa wynajmu mieszkania – w formie elektronicznej – o czym należy pamiętać?

Poszukiwanie mieszkania na wynajem oraz znalezienie lokatora to duże wyzwanie. Kiedy już jednak potencjalny najemca i wynajmujący zdecydują się podjąć współpracę, przychodzi czas na umowę najmu. Czy należy sporządzać ją na piśmie? Jaka powinna być jej forma? Czy można sporządzić ją elektronicznie? Odpowiedzi na te wszystkie pytania znajdziesz w poniższym artykule. Dokonaliśmy w nim omówienia umowy najmu lokalu mieszkalnego. Znajdziesz tu także gotowy darmowy wzór umowy wynajmu mieszkania do pobrania.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego a prawo

Według kodeksu cywilnego (art. 660) najem lokalu na czas dłuższy niż 1 rok wymaga zawarcia umowy na piśmie. W związku z tym taka umowa może zostać sporządzona w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej. Co oznacza w praktyce, że w pierwszym przypadku umowa musi być opatrzona podpisem własnoręcznym, a w drugim – kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przy wynajmie lokalu na czas krótszy niż rok, forma zawarcia umowy jest dowolna.

Dowiedz się, jak podpisać umowę wynajmu mieszkania w formie elektronicznej

Umowę wynajmu mieszkania można podpisać nawet na smartfonie. W tym celu wystarczy użyć mobilnego podpisu kwalifikowanego SimplySign. Można również zastosować kwalifikowany znacznik czasu (QTS). Nadaje on dokumentowi elektronicznemu datę pewną w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Pozwala ze 100% pewnością określić datę powstania lub podpisania e-dokumentu. Kwalifikowany znacznik czasu chroni również umowę najmu lokalu przed sfałszowaniem i antydatowaniem.

Co powinien zawierać wzór umowy najmu mieszkania?

O czym należy pamiętać w konstruowaniu umowy najmu? Poniżej znajdziesz listę elementów, o których nie można zapomnieć przy podpisywaniu umowy najmu.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego – podstawowe elementy:

Bez tych elementów żadna umowa nie będzie poprawna:

• Data oraz miejsce podpisania umowy najmu.
• Dane najemcy i wynajmującego, w tym dane kontaktowe.
• Przedmiot najmu, czyli niezbędne informacje na temat wynajmowanego lokalu.
• Okres umowy najmu, czyli czas trwania umowy.

Okres najmu mieszkania może być określony w dniach, tygodniach, latach lub nieokreślony. Umowa na czas określony gwarantuje, że najemca nie będzie musiał opuszczać lokalu przed czasem. Natomiast wynajmującemu zapewnia okres wpływu środków finansowych z czynszu. Umowa na czas nieokreślony może być rozwiązana w każdym momencie z zachowaniem pozostałych warunków.

Umowa wynajmu mieszkania – zapisy dotyczące finansów

• Czynsz i dodatkowe opłaty.

W umowie wynajmu warto precyzyjnie zapisać ustalenia dotyczące finansów, np.:

• Czy kwota na umowie jest kwotą netto czy brutto?
• Czy kwota na umowie obejmuje czynsz do spółdzielni/wspólnoty mieszkaniowej?
• Czy ustalone jest odstępne dla wynajmującego?
• Czy w kwocie czynszu zawarte są opłaty za media czy będą to dodatkowe koszty?
• Czy istnieje dodatkowa opłata za miejsce parkingowe?

Powinny znaleźć się w niej również zapisy dotyczące ewentualnego wzrostu czynszu, np. w przypadku wzrostu inflacji. Wynajmujący ma w takim przypadku pełne prawo do podniesienia opłat za wynajem lokalu.

Umowa wynajmu mieszkania – opłaty za media

• Opłaty za media.

W umowie najmu lokalu zazwyczaj ustalana jest stała wysokość czynszu. Właściciel może ją powiększyć o opłaty za media. Opłaty powinny być dokonywane przez najemcę na podstawie dostarczonych rachunków przez wynajmującego.

W opłaty za media wlicza się zazwyczaj opłaty za:

• energię elektryczną,
• zużycie wody,
• abonament za telewizję,
• internet itp.

Właściciel może zagwarantować sobie regularne opłacanie mediów przez wynajmującego. Wystarczy, że zapisze w umowie klauzulę o potrącaniu kwot niezbędnych do pokrycia rachunków mediowych z kaucji. Za brak opłat może również zastrzec możliwość naliczania odsetek za każdy dzień zwłoki.

Umowa wynajmu mieszkania – termin i forma płatności

• Termin oraz forma regulowania płatności.

Umowa powinna określać, w jakiej formie najemca ma obowiązek opłacać czynsz wynajmującemu. Strony mogą ustalić, że będzie to forma przelewu elektronicznego lub wpłata w gotówce. Istotne jest również ustalenie terminu dokonywania opłat za czynsz, media oraz pozostałe dodatkowe opłaty, jeśli istnieją.

Umowa wynajmu mieszkania – fundusz na pokrycie ewentualnych uszkodzeń lokalu

• Kaucja.

Finansowe zabezpieczenie jest konieczne w przypadku, gdy najemca dokona zniszczeń w wynajmowanym mieszkaniu. W umowie należy precyzyjnie określić kwotę oraz warunki rozliczenia kaucji. Kaucja lub jej część podlega zwrotowi i powinna być zwrócona najemcy. Warto również ustalić, która ze stron będzie obciążana kosztami bieżących napraw wynikających z użytkowania lokalu.

Umowa wynajmu mieszkania – obowiązki obu stron

• Prawa i obowiązki najemcy oraz wynajmującego.

Należy określić, jakie dodatkowe prawa i obowiązki leżą po obu stronach umowy. Warto także zapisać, czy podczas nieobecności najemcy, wynajmujący może przebywać w lokalu. Istotnym ustaleniem jest, jakie i czy w ogóle zmiany najemca może wprowadzać w wynajmowanym lokalu. Jednym z dodatkowych warunków jest również zapis o zgodzie na posiadanie zwierząt domowych.

Umowa najmu mieszkania – warunki wypowiedzenia

• Wypowiedzenie umowy – okres wypowiedzenia oraz warunki.

Umowę najmu lokalu na czas określony można rozwiązać przed jej zakończeniem. Możliwe jest to tylko wtedy, gdy takie zapisy zostały w niej zawarte. Inaczej sprawa ma się w umowie na czas nieokreślony. Jeśli okres wypowiedzenia nie został wskazany w umowie, to obowiązują następujące terminy:

• 1 miesiąc, gdy najemca opłaca czynsz z góry,
• 3 miesiące, gdy najemca opłaca czynsz z góry za czas dłuższy niż 1 miesiąc,
• 3 dni, jeśli najemca opłaca czynsz za okres krótszy niż 1 miesiąc,
• 1 dzień, gdy najemca opłaca czynsz codziennie.

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu lokalu mieszkalnego w następujących przypadkach:

• używanie lokalu w sposób sprzeczny z umową,
• dokonanie szkód w lokalu,
• uciążliwe zachowanie najemcy,
• zaleganie z czynszem i opłatami,
• podnajęcie mieszkania bez zgody jego właściciela,
• budynek, w którym znajduje się mieszkanie, wymaga remontu albo rozbiórki,
• właściciel lub ktoś z jego rodziny chce zamieszkać w wynajmowanym lokalu,
• inne ważne przyczyny.

Wszystkie te wyżej podane przyczyny są uregulowane prawnie w art.11 Ustawy o ochronie praw lokatorów. Ustawa ta uniemożliwia wypowiedzenie najmu bez podania przyczyny. Wypowiedzenie umowy najmu powinno być dostarczone na piśmie i podpisane przez obie strony. Można to zrobić elektronicznie. Wystarczy, że wynajmujący i najemca mają kwalifikowany e-podpis. Aby informacja miała moc prawną, musi mieć status pisma doręczonego. A to zapewnia kwalifikowany podpis elektroniczny oraz znacznik czasu.

Umowa wynajmu mieszkania – dodatkowe ustalenia

• Dodatkowe warunki umowy.

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać spis wszystkich rzeczy znajdujących się w wynajmowanym lokalu. Warto również opisać ich stan zużycia. Należy go przygotować i podpisać przed podpisaniem umowy wynajmu. Pozwoli to uniknąć nieporozumień przy wypowiedzeniu lub zakończeniu umowy najmu. W protokole zdawczo-odbiorczym trzeba również precyzyjnie określić warunki przekazania lokalu po zakończeniu umowy. Obie strony powinny wiedzieć, co oznacza oddanie mieszkania „w stanie nienaruszonym / niepogorszonym”.

Warto pamiętać, że w umowie najmu lokalu mieszkalnego nie powinien znaleźć się zakaz meldunku. Właściciel nie może zakazać najemcy zameldować się w lokalu mieszkalnym, nawet tymczasowego. Może natomiast zabronić mu prowadzić działalność gospodarczą, gdy wynajmuje lokal w celach mieszkaniowych.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego – podpisy

• Podpisy wynajmującego i najemcy.

Umowa jest ważna, jedynie wtedy, gdy znajduje się na niej podpis zarówno wynajmującego, jak i najemcy. Umowę wynajmu mieszkania można podpisać w formie papierowej lub elektronicznej. Aby zaoszczędzić czas, papier i koszty warto skorzystać z mobilnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign. Dodatkowo pozwala on na podpisanie umowy na odległość.

Odwiedź nasz Sklep Certum i sprawdź cenę kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign i skorzystaj z oferty Certum.

Rejestracja umowy najmu lokalu mieszkalnego w Urzędzie Skarbowym

Właściciel może zgłosić umowę najmu lokalu mieszkaniowego w Urzędzie Skarbowym. Wynajmujący jest wtedy prawnie chroniony. Rejestracja umowy w urzędzie następuje z inicjatywy wynajmującego. Jest bezpłatna i nie rodzi obowiązku podatkowego, ale wymaga formy pisemnej. Może być złożona w formie papierowej lub elektronicznej.

Wzór umowy wynajmu mieszkania do pobrania

Przygotowaliśmy wzór umowy najmu lokalu mieszkaniowego, zawierający wszystkie powyżej opisane punkty. Mamy nadzieję, że będzie on pomocny przy sporządzaniu i podpisywaniu już konkretnej umowy najmu mieszkania.

Pobierz darmowy wzór umowy najmu lokalu mieszkalnego w formacie word (docx) lub PDF. Wystarczy, że klikniesz w poniższy linki.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego – wzór.pdf
Umowa najmu lokalu mieszkalnego – wzór.docx

Warto również przeczytać:
Jak podpisać dokument PDF podpisem elektronicznym?
Co to jest podpis elektroniczny?
Gdzie i jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?