Bezpieczny e-dokument, czyli dlaczego warto korzystać z pieczęci elektronicznej?

Blisko 92 proc. firm wie, że dokumenty podpisane elektroniczne mają taką samą moc prawną, jak te podpisane odręcznie*. Czy mają świadomość, że w swojej działalności mogą korzystać również z e-pieczęci? Czy odróżniają ją od kwalifikowanego podpisu elektronicznego? Czy wiedzą, jakie dokumenty mogą nią podpisać? M. in. na te pytania odpowiedział w rozmowie z Asseconews Mirosław Jaworski, Młodszy Kierownik Produktu z Asseco Data Systems.

Z podpisu elektronicznego możemy korzystać nie tylko w biznesie, ale również prywatnie rozliczając np. podatki. Rozwiązanie to jest więc powszechnie znane. Inaczej sprawa wygląda w przypadku pieczęci elektronicznej. Mam wrażenie, że wielu przedsiębiorców nie ma świadomości istnienia takiego rozwiązania lub nie odróżnia go od e-podpisu.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to usługa zaufania, która umożliwia tworzenie oficjalnych dokumentów firmowych i urzędowych w formie elektronicznej z zachowaniem ich pełnej mocy prawnej i wartości dowodowej w świetle przepisów prawa. Tym, co różni ją od kwalifikowanego podpisu elektronicznego są informacje zawarte w certyfikacie. Podpis zawiera dane konkretnej osoby, co umożliwia identyfikację jej tożsamości. Pieczęć nie zawiera informacji na temat osoby fizycznej, a jedynie dane podmiotu posiadającego osobowość prawną (tj. firmy, organizacji, podmiotu administracji publicznej). Wykorzystujemy ją więc w sytuacji, gdy chcemy wskazać, że dokument pochodzi od konkretnego nadawcy, np. w przypadku faktur za telefon, które są wystawiane masowo, istotne jest, aby klient miał pewność, że są one wiarygodne.

Jakie dokumenty możemy elektronicznie opieczętować?

Możliwości są niemal nieograniczone. To mogą być np. dokumenty działu HR, oferty handlowe, materiały marketingowe, faktury lub ogólna korespondencja. Pliki opieczętowane elektronicznie są znacznie bezpieczniejsze, niż ich papierowe odpowiedniki, gdyż jakakolwiek ich zmiana jest natychmiast wykrywana.

Czy to oznacza, że pieczęć może być wykorzystywana również przez instytucje państwowe?

Jak najbardziej. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna zapewnia poufność danych oraz wiarygodność danej organizacji. Może być więc używana przez podmioty administracji publicznej oraz jednostki samorządu terytorialnego. Oczywiście znajduje także szerokie zastosowanie w biznesie zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i dużych korporacjach. Usługa e-pieczętowania jest niezbędna w automatyzacji procesów przetwarzania i dystrybucji milionowych wolumenów dokumentów elektronicznych, stanowi więc wartościowe narzędzie dla organizacji z sektora finansowego, telekomunikacyjnego czy energetycznego.

Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa obrotu dokumentami przy jednoczesnej redukcji kosztów związanych z ich przetwarzaniem może zachęcić wiele podmiotów do skorzystania z tego rozwiązania. Na co powinny zwrócić uwagę firmy bądź instytucje, które zdecydują się na wdrożenie pieczęci elektronicznej w swojej organizacji?

Przede wszystkim na to, czy jest ona zgodna z eIDAS. Jest to unijne rozporządzenie, które wprowadziło określone standardy w zakresie autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych, w tym ich transgraniczność oraz ogólnoeuropejską uznawalność przez organy administracji i sądy państw członkowskich. Oferowana przez Asseco Data Systems kwalifikowana pieczęć elektroniczna Certum spełnia wymogi stawiane przez UE. Nasi klienci mogą być pewni, że ich dokumenty mają skutek prawny zarówno w Polsce, jak i na terenie krajów członkowskich.

Czy wyrobienie pieczęci jest skomplikowanym procesem? Jak się do niego przygotować?

Nie jest to trudne zadanie. W przypadku pieczęci Certum wystarczy wejść na stronę https://sklep.certum.pl/, dokonać zakupu, następnie wygenerować dokumenty, uzupełnić i odesłać je wraz z potwierdzeniem tożsamości do naszego centrum certyfikacji. Ostatni etap to po prostu pobranie certyfikatu. Jeżeli klient potrzebuje wsparcia, może też skontaktować się z nami za pośrednictwem jednego z 300 punktów partnerskich, które mamy na terenie całej Polski lub za pomocą naszej infolinii pod numerem 801 540 340 .

*Źródło: Raport „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?”, 2020