Podpis elektroniczny to przyszłość podpisywania umów biznesowych

Cyfryzacja to już nie trend czy konieczność, ale naturalny proces, który jest kluczowym elementem w dążeniu do zwiększenia efektywności rynkowej. Rozwiązania pozwalające na załatwienie sprawy on-line są już nie tylko oczekiwane przez klientów czy kontrahentów, ale często wręcz wymagane. Podpisanie umowy pomiędzy dwiema stronami powinno odbywać się sprawnie i stanowić tylko niewielką część w procesie zawierania transakcji. Drukowanie, skanowanie, przesyłanie i wysyłanie dokumentów pocztą czy kurierem absorbuje dużo czasu oraz generuje koszty. Przedsiębiorcy w tym celu szukają rozwiązań sprawdzonych, bezpiecznych, funkcjonalnych oraz wiążących prawnie, na te wymogi odpowiedzią jest podpis elektroniczny.

Idealny do współczesnych praktyk biznesowych

Cyfryzacja tak skutecznie objęła cały sektor biznesowy, że właściwie każda operacja wymaga połączenia z internetem. Korzystanie ze środków komunikacji, takich jak poczta elektroniczna, stało się obecnie standardem, nawet na poziomie małej firmy usługowej czy jednoosobowej działalności gospodarczej. Indeks Gospodarki Cyfrowej i Społeczeństwa Cyfrowego 2020 (DESI) wskazuje, że przynajmniej raz w tygodniu z internetu korzysta 85% obywateli UE – to istotny wzrost w porównaniu z danymi za rok 2014 (75%). Również odsetek osób, które posiadają, co najmniej podstawowe umiejętności cyfrowe wzrósł z 55% do 58%. Przekłada się to oczywiście bezpośrednio na inwestycje poszczególnych gałęzi gospodarki w rozwiązania teleinformatyczne. Dodatkowy wpływ na cyfryzację ma skala wykorzystania smartfonów. W takich przypadkach podpis elektroniczny oraz opatrzenie nim umowy handlowej jest powszechnie akceptowane, a często wręcz bardzo pożądane. Zazwyczaj klasyczny podpis elektroniczny wymagał fizycznej karty i czytnika, do obsługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign wystarczy urządzenie mobilne.

Całkowita zgodność z przepisami prawa

Współczesne biznesy wiążą się z różnymi złożonościami związanymi z podpisywaniem umów. Przedsiębiorstwa szczegółowo przygotowują dokumenty kontraktowe, precyzyjnie określając każdy punkt, ma to na celu uniknięcie problemów prawnych w przyszłości. Wiele firm waha się przed rezygnacją z papieru ze względu na wątpliwości co do wartości prawnej rozwiązań elektronicznych. Jednak podpis elektroniczny został uznany prawnie w wielu krajach, w Europie takim dokumentem jest rozporządzenie eIDAS wprowadzające jednolite standardy oraz akceptację podpisów elektronicznych w państwach Unii Europejskiej. Dodatkowym atutem podpisu kwalifikowanego elektronicznego jest to, że ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Obecnie dużą wagę przykłada się także do kwestii bezpieczeństwa zawartych w dyrektywie AML (Anti-Money Laundering – działania przeciwko praniu pieniędzy) i KYC (Know your customer – Poznaj swojego klienta). Potencjał usług zaufania i identyfikacji został, także dostrzeżony w zakresie stosowania AML poprzez wprowadzone zmiany w najnowszej wersji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, na podstawie której weryfikacja tożsamości klienta może zostać potwierdzona w oparciu o dane pochodzące ze środków identyfikacji elektronicznej lub z odpowiednich usług zaufania.

Lepszy dostęp do danych

Jednym z głównych powodów rezygnacji z papieru jest możliwość szybkiego wyszukiwania informacji. Przeszukiwanie szaf, regałów, segregatorów, teczek w celu odszukania jakiegoś dokumentu to często spore wyzwanie. Szacunki wskazują, że pracownicy spędzają około 30% czasu na szukaniu dokumentów papierowych. Z drugiej strony dokumenty w formie elektronicznej są bardzo łatwe do przechowywania i można je łatwo znaleźć. Łatwość indeksowania poprzez wykorzystanie własnych kryteriów użytkownika, takich jak typ dokumentu, data czy nazwa, upraszcza wyszukiwanie, dzięki czemu można uzyskać szybki i prosty dostęp do dokumentów biznesowych.

Oszczędność kosztów i czasu

Spośród wielu kosztów operacyjnych, które musi ponieść firma, koszt materiałów papierowych i konieczność ich poniesienia stanowi stały punkt każdej firmy. Transformacja cyfrowa stopniowo kieruje firmy w stronę zastosowania rozwiązań elektronicznych, takich jak podpisy elektroniczne. Wiele firm może jednak nadal zastanawiać się nad propozycją zastąpienia czegoś tak taniego, jak papier. Jednak ten wcale nie jest tani. Korzystanie z papieru wiąże się z wieloma kosztami tj. zakup i dostawa, wydruk, ksero, zakup i konserwacja sprzętu, przechowywanie czy utylizacja. W cyfrowej dokumentacji nie występują także koszty związane z transportem oraz przesyłaniem wersji papierowej dokumentu. Wysyłka kurierem czy pocztą to koszt kilku złotych, jednak jeśli przemnożyć to przez ilość dokumentów w miesiącu mamy do czynienia ze znaczącą kwotą. Rozwiązania elektroniczne, mogą pomóc zaoszczędzić pieniądze, a także czas poświęcony na drukowanie lub wysyłanie dokumentów papierowych. Stosowanie podpisu elektronicznego uwalnia też czas, pozwalając skupić się na podstawowych zadaniach. Procesy cyfrowe pomagają przyspieszyć transformację biznesową poprzez automatyzację przepływu dokumentów, minimalizują powtarzalne zadania, zastępując czasochłonne procesy związane z ręcznym wprowadzaniem danych, przetwarzaniem, skanowaniem i przechowywaniem. Pomaga też skuteczniej obsługiwać klientów, ponieważ zapewnia błyskawiczną cyfryzację procesu akceptacji umowy biznesowej. Nie trzeba być w biurze, aby przygotować i podpisać dokument, wszystkie niezbędne dokumenty są gotowe online i przekazywane innym sygnatariuszom online. Nowoczesne aplikacje do podpisów elektronicznych umożliwiają także podpisywanie za pomocą smartfonów, tabletów czy laptopów.

Odpowiedni dla umów biznesowych i kontaktu z administracją

Zakres możliwości użycia podpisu elektronicznego jest bardzo szeroki, można go z powodzeniem stosować do kontaktu z administracją, a także w biznesie. Katalog zastosowań e-podpisu zawiera co najmniej kilkadziesiąt przypadków użycia. W zakresie administracyjnym można nim opatrywać dokumenty do Urzędu Skarbowego, ZUS, KRS, oferty w zamówieniach publicznych. Również w biznesie liczba możliwości jest znacząca, są to m.in.: dokumenty kadrowe (umowy o pracę, zlecenia, agencyjne), kontrakty, pełnomocnictwa, faktury VAT, umowy sprzedaży, prawa autorskie czy inne umowy cywilno-prawne. Istotną zaletą jest to, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest cyfrowym odzwierciedleniem własnoręcznego podpisu na dokumencie, oczywiście nie w sensie graficznym, ale pod względem wywoływanych przez niego skutków prawnych, o czym stanowi rozporządzenie eIDAS. Oznacza to, że można używać go zawsze wtedy, gdy wymagana jest forma pisemna.

Zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa

Podpis elektroniczny zapewnia integralność, oznacza to pewność, że nikt nie ingerował w treść dokumentu po jego podpisaniu. Zapewnia także odpowiednie uwierzytelnienie nadawcy poprzez wiarygodną identyfikację tożsamości osoby podpisującej dokument. Istotnym atutem jest także niezaprzeczalność, czyli uniemożliwienie wyparcia się określonego działania oraz daje możliwość dokonywania transakcji przez internet w bezpieczny sposób. Dostawcy kwalifikowanych podpisów elektronicznych przeprowadzają szczegółową weryfikację tożsamości klienta poprzez porównanie podanych przez niego danych z danymi z dowodu osobistego lub paszportu.
Wszystkie te zalety powodują, że korzystanie z e-podpisu staje się zarówno opłacalne, bezpieczne, jak i łatwo dostępne. Cyfryzacja procesów pozwala przyśpieszyć działanie i zwiększyć wydajność pracy. Umożliwiając szybkie podpisywanie z dowolnego miejsca, firmy mogą zapewnić lepszą obsługę oraz skuteczniej pozyskać klienta. Rynkowe przykłady pokazują, że zastosowanie podpisu elektronicznego spowodowało skrócenie okresu podpisywania umów z 7 dni do 1 dnia. Dodatkową zaletą jest zapewnienie bezpieczeństwa transakcji oraz wywołanie odpowiednich skutków prawnych. Szeroki zakres zastosowania podpisu elektronicznego zarówno w administracji, jak i w biznesie powoduje, że jest to rozwiązanie niezwykle funkcjonalne. Dzięki temu wykorzystanie podpisu elektronicznego stanie się nie tylko trendem czy koniecznością, ale standardem w komunikacji biznesowej.