Biznes bez papieru – trend na czas pandemii czy synonim nowoczesnej firmy?

Czym jest w praktyce paperless?

Czy coraz większa popularność tych narzędzi, to efekt nowych realiów rynkowych spowodowanych pandemią, czy nieunikniona transformacja biznesu, która i tak musiała nastąpić? Jakie niesie korzyści, a jakie zagrożenia? M.in. na te pytania odpowiedział Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems i jeden z ekspertów Europejskiego Forum Podpisu Elektronicznego w rozmowie z Pulsem Biznesu.

Popularna jest teraz teza, że COVID-19 to główny impuls zmian w podejściu do transformacji
cyfrowej. Czy Pan również dostrzega taką zależność?

Artur Miękina: Niestety, rzeczywiście tak jest. Mówię niestety, bo cyfryzacja, która powinna być traktowana priorytetowo, przez większość sektorów gospodarki została doceniona dopiero w trudnym czasie pandemii. Chociaż wiele z pożądanych dziś produktów i usług jest dostępnych na rynku od kilku lat, dla dużej liczby firm okazały się być niemal objawieniem. Moim zdaniem pokazuje to, jaka jest natura człowieka, który często woli omijać wymagające tematy. Transformacja cyfrowa wymaga bowiem: odwagi biznesowej, zmiany strategii, procesów i doboru właściwych narzędzi – jest to duże wyzwanie, którego wiele firm obawia się podejmować lub odkłada je w czasie.

Warto jednak wspomnieć, że pojawia się także inna, skrajna tendencja, czyli bardzo szybka transformacja cyfrowa, często niestety nieprzemyślana. Takie działanie w dłuższej perspektywie czasu nie przyniesie korzyści. Moim zdaniem bez odpowiedniej zmiany procesów biznesowych szeroka transformacja cyfrowa nie ma sensu. Efekt będzie bowiem odmienny od oczekiwanego.

Wiele organizacji sygnalizuje potrzebę cyfryzacji, a mówiąc dosłownie, potrzebę prowadzenia biznesu bez papieru. Czym jest tzw. „paperless” i co w praktyce oznacza?

AM: „Paperless” to mix działań pozwalający na pełną rezygnację z papieru przy jednoczesnym budowaniu bezpiecznych procesów cyfrowych z zachowaniem dowodów prawnych. Pozwala ograniczyć, a nawet całkowicie wyeliminować koszty związane z papierowym obiegiem dokumentów, które w skali roku mogą sięgać nawet setek tysięcy złotych. Nie mówimy tutaj zatem o prostym przekształceniu dokumentu papierowego na dokument elektroniczny, ale o tym, aby istnienie dokumentu papierowego ograniczyć do niezbędnego minimum – przecież większość dokumentów, które są drukowane, powstaje w postaci elektronicznej.

„Paperless” powinien być rozpatrywany w organizacji przez pryzmat 4 czynników:

• Doświadczenia klienta (customer experience), które jest ważniejsze niż kiedykolwiek, ponieważ
  klienci wymagają optymalizacji i zwiększenia ergonomii procesów/rozwiązań.
• Zwiększenia bezpieczeństwa procesów biznesowych, które wpisują się ogólną koncepcję
  cyberbezpieczeństwa w Internecie
• Szybszej i łatwiejszej obsługi klienta, co stanowi istotny wyróżnik wśród wielu konkurencyjnych ofert
• Wymiernych oszczędności finansowych – tutaj zasada jest prosta – im więcej procesów cyfrowych,
  tym większa skala oszczędności

Te założenia brzmią sensownie, ale nie bez powodu mówi się, że dobrze „mieć coś na papierze”.
Pojawia się więc pytanie, na ile procesy cyfrowe są bezpieczne? Codziennie słyszymy o różnych oszustwach dokonywanych w Internecie, chociażby w zakresie kradzieży tożsamości. Czy realizując biznes zdalnie, możemy mieć pewność, że mamy do czynienia z właściwą osobą?

AM: Przecież jeszcze przed COVID-em wiele rzeczy realizowaliśmy zdalnie. Obecna sytuacja tylko dobitnie pokazuje, że nie ma od tego odwrotu. Często sprowadza się to do pojęć „zaufanie” i „ryzyko”. Kontakt rzeczywisty i budowanie za jego pomocą poczucia zaufania zaczyna być luksusem.

Musimy uświadomić sobie, że w coraz szerszym zakresie tworzymy relacje zarówno życiowe, jak i biznesowe w świecie wirtualnym, co jest oczywiście dużo trudniejszą sytuacją. Poziom ryzyka decyzji podejmowanych on-line wzrasta kilkukrotnie. Mając tę świadomość, należy szukać i korzystać z rozwiązań, które przy jednoczesnej uniwersalności zastosowania, minimalizują zagrożenia. Dobrym przykładem są producenci rozwiązań mobilnych, którzy prześcigają się w ciągłym doskonaleniu oferowanych urządzeń czy aplikacji. Bezpieczeństwo rozwiązań budowane jest coraz częściej na każdej z warstw – począwszy od samego sprzętu mobilnego, a skończywszy na usługach uruchamianych z jego wykorzystaniem. Obecna tendencja na rynku pokazuje, że konsumenci szukają rozwiązań kompletnych tzw. end-to-end, dlatego też samo urządzenie mobilne staje się poniekąd „platformą pracy dla konsumenta” realizującego własne potrzeby biznesowe. Zachowanie bezpieczeństwa, a w zasadzie to już cyberbezpieczeństwa, tych procesów jest kluczowe dla ich niezawodności, poufności i szybkości. Część z nich wymaga zarówno wykorzystania naszej cyfrowej tożsamości, jak i mechanizmów potwierdzenia naszej woli. Chodzi o zdalną akceptację danej czynności, czyli złożenie podpisu elektronicznego, który nadaje danej sprawie prawny dowód ważności. Te właśnie kwestie realizuje paperless. Liczy się przemyślany, bezpieczny proces cyfrowy – wtedy słowa „zaufanie” i „ryzyko” zyskują nowe wartości.

Jakie zatem bariery powstrzymują cyfryzację w firmach?

AM: Główną barierą jest mentalność ludzi, przywiązanie do tego co było, strach przez wykreowaniem nowych, lepszych procesów, ale też niestety mała wiedza, jak to wszystko ze sobą poskładać. Prawo i technologia już są. Należy pamiętać, że udana cyfryzacja wymaga dogłębnego poznania działań firmy, sprawdzonych narzędzi informatycznych i co ważne otwartego podejścia na linii klient – dostawca, czego niestety często brakuje. Sprzedaż danego rozwiązania informatycznego nie jest bowiem odpowiedzą na realizację procesów paperless. Dopiero układ partnerski obu stron może doprowadzić do sukcesu. Zmiana podejścia jest zatem istotnym czynnikiem skutecznego wdrażania procesów
cyfrowych.