2024-03-10

e-Doręczenia Certum: 5 faktów, które musisz znać

Nowa usługa uprości i przyspieszy wymianę korespondencji pomiędzy instytucjami, firmami i obywatelami. Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu w Certum odpowiada na najważniejsze pytania dotyczące nowej usługi.

Fakt 1: e-Doręczenia cyfryzują tradycyjne listy polecone

Zacznijmy od spraw podstawowych. Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to inaczej usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Stosuje się także skrót RDE. To elektroniczny odpowiednik listu poleconego w komunikacji pomiędzy instytucjami publicznymi, biznesem i obywatelami.

Czy w takim razie e-Doręczenia są obowiązkowe?

Tak, dla określonej grupy podmiotów – instytucji publicznych, firm i zawodów zaufania publicznego. Jako obowiązujące prawo, wprowadza je Ustawa o doręczeniach elektronicznych.

A osoby fizyczne?

Dla nich nie ma obowiązku. Ale warto. Wystarczy PESEL i ukończone 18 lat.

Koniec z czekaniem na listonosza?

Zgadza się. Przesyłki polecone dostaniemy elektronicznie do skrzynki online. To ogromna zmiana.

Fakt 2.  e-Doręczenia mogą być użyte w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym

Czy e-Doręczenia, skoro są następcą papierowej korespondencji, mają taką samą wartość prawną jak list polecony?

Tak. Ustawa stanowi, że e-Doręczenia są równoważne papierowym listom poleconym.

Zamiast papierowych pokwitowań i druków nadania czy wysłania będziemy mieć…?

Dowody, które system wystawia w XML. Można też wygenerować ich odzwierciedlenie w PDF. Potwierdzają, m.in., że wysłaliśmy lub otrzymaliśmy elektroniczną przesyłkę poleconą.

To znaczy, że będzie szybciej, ale czy bezpieczniej?

Zdecydowanie tak. Usługa zapewnia dowody wysłania i otrzymania oraz chroni przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek zmiany, a także chroni przed ujawnianiem nieupoważnionej stronie.

W jaki sposób zabezpieczone są e-Doręczenia?

Są usługą zaufania, która spełnia kilka warunków. Nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana podczas wnioskowania o usługę). Nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich. Dla każdej wysyłki można pobrać wspomniane dowody m.in. wysyłania i otrzymania korespondencji. Nikt nie może zmienić treści tej korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Do tej pory papierowe listy polecone możemy wysyłać w różnych trybach m.in. potwierdzenia nadania i potwierdzenia odbioru. Jak jest w e-Doręczeniach?

Oprócz dwóch wspomnianych, cyfryzacja listu poleconego dodaje nam jeszcze trzeci tryb. Ale od początku.

Pierwszy, podstawowy tryb „bez potwierdzenia odbioru” jest odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem nadania.

Drugi, rozszerzony – „z potwierdzeniem odbioru” to odpowiednik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru.

Trzeci tryb, który pojawia się w wersji elektronicznej to „z potwierdzeniem odbioru podpisem elektronicznym”.

Fakt 3. Można wybrać dostawcę usługi  e-Doręczeń

Jaki mamy wybór dostawcy e-Doręczeń?

Podmioty publiczne (rządowe i samorządowe), czyli instytucje, urzędy, jednostki budżetowe i inne podmioty realizujące zadania publiczne, a także komornicy mają obowiązek korzystać z usługi publicznej PURDE. Każdy inny podmiot w tym biznes oraz osoby fizyczne mają wybór dostawcy usługi.

Czy są różnice w usługach poszczególnych dostawców?

Zacznijmy od tego, że ustawa zakłada, że Operator Wyznaczony, świadczy usługę PURDE – Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego. Jest bezpłatna, ale służy tylko do komunikacji z podmiotami publicznymi i pomiędzy nimi. Jest obowiązkowa dla administracji publicznej, ale może z niej korzystać i firma, i osoba fizyczna.

Druga usługa jest specyficzna. To Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) dla użytkowników, którzy nie chcą lub nie mogą skorzystać z e-Doręczeń – docelowo będzie dotyczyła w większości osób fizycznych. Nadawcy wysyłają dokumenty elektroniczne, które dostawca publicznej usługi drukuje i dostarcza adresatom bez skrzynki.

Jednak ustawa wprowadza także Kwalifikowaną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE).  Można ją nazwać roboczo biznesową. Jej dostawcy oferują możliwość wymiany korespondencji również z podmiotami niepublicznymi, czyli biznesem i osobami prywatnymi. Mogą z niej skorzystać firmy oraz osoby fizyczne. Świadczą ją krajowi kwalifikowani dostawcy usług zaufania. Jednym z nich jest Certum.

Fakt 4. Do e-Doręczeń potrzebna jest skrzynka online

OK, w takim razie, na przykładzie Certum, omówmy kolejne szczegóły. Jak używać e-Doręczeń?

Do korzystania z usługi potrzebna jest skrzynka, którą można założyć online. Skrzynkę do e-Doręczeń w Certum można założyć na panel.certum.pl. Natomiast korzystanie z usługi będzie dostępne pod adresem edoreczenia.certum.pl, gdzie po zalogowaniu mamy dostęp do możliwości nadawania i odbierania elektronicznych przesyłek Strona dostosowuje się do ekranu każdego urządzenia m.in. smartfona.

Dodatkowo największe firmy i podmioty niepubliczne mogą wykorzystać także API naszego rozwiązania.  Zintegrują je z własnymi systemami dziedzinowymi i procesami biznesowymi.

Jakie są wymagania przy zakładaniu skrzynki?

Utworzenie skrzynki wymaga weryfikacji tożsamości osoby, która o to wnioskuje. Można skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnego z eIDAS. Jest to najprostsza i najwygodniejsza opcja założenia skrzynki. Druga to weryfikacja tożsamości na podstawie dokumentu tożsamości podczas bezpośredniego spotkania z operatorem.

Do założenia skrzynki na firmę będą też potrzebne dokumenty potwierdzające możliwość reprezentacji danej firmy czyli np. pełnomocnictwo.

Fakt 5. Skrzynka e-Doręczeń ma unikatowy adres

Czy taka skrzynka ma adres?

Konstrukcja usługi zakłada, że użytkownik ma adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Otrzymujemy go podczas wnioskowania o skrzynkę. Dzięki niemu możemy korespondować z innymi podmiotami, które też mają skrzynkę. I oczywiście tylko pomiędzy nimi. Przykładowy adres wygląda następująco: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12.  Adres jest unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata/nadawcy po potwierdzeniu tożsamości właściciela podczas jego zakładania.

Gdzie szukać adresów firm czy podmiotów publicznych?

Adresy znajdują się w BAE – centralnym rejestrze adresów, który prowadzi minister cyfryzacji. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają wyłącznie korzystający z usług doręczeń elektronicznych. W przypadku skrzynki Certum adres do doręczeń firmy czy innego podmiotu znajdziemy w wyszukiwarce.

Jak się obsługuje e-Doręczenia?

Tak, jak pocztę elektroniczną, która wszyscy znamy. W Certum przygotowaliśmy skrzynkę, której obsługa jest szybka i przyjazna. Co istotne wymiana wiadomości – nazwanych w ustawie przesyłkami – jest natychmiastowa.

Ile mam czasu na założenie skrzynki?

Zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy; notariusz wykonujący zawód – mają czas do końca grudnia 2024. Przedsiębiorcy wpisani do KRS do końca marca 2025 roku. Firmy z CEiDG muszą to zrobić do października 2026 roku. Nie warto jednak zwlekać i już dziś poznać bliżej tę usługę.

Istnieje już system do komunikacji z urzędami, czyli ePUAP. Co się z nim stanie?

e-Doręczenia mają zastąpić ePUAP do 2029 roku i staną się podstawą w komunikacji pomiędzy administracją publiczną a firmami. Dlatego lepiej wybrać e-Doręczenia.

Więcej informacji na temat  e-Doręczeń na stronie Certum