2022-02-24

E-podpis w branży prawnej – zastosowanie i korzyści

Rozwój technologii nieustannie wpływający na postęp zmian nie ominął także branży prawnej. Doprowadziło to do powstania pojęcia Legal Tech (technologia prawnicza), które definiuje użytkowanie oprogramowana oraz wprowadzanie innowacji w sektorze usług prawnych, w tym rozwiązań dla biznesu, ale również stricte dla prawników.

W kontekście niniejszego artykułu pojęcie Legal Tech rozumieć będziemy jako szereg rozwiązań z zakresu ICT stosowanych przez adwokatów, które mają za zadanie upraszczać i uefektywniać działania związane z doradztwem. Globalizacja, dynamiczny rozwój technologii, zmienna sytuacja gospodarcza oraz racjonalizacja kosztów i czasu przy rosnącej liczbie umów, sukcesywnie będzie prowadzić do zautomatyzowanego procesu obiegu dokumentacji prawniczej. Jednym z narzędzi ułatwiających i przyspieszających procesy prawne jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który pozwala na sprawne sygnowanie dokumentów w dowolnym czasie oraz na wybranym urządzeniu.

Wyzwania dla branży prawnej

Jak wynika z raportu Wykorzystywanie technologii informatycznych i zmiany na rynku usług prawnych w Polsce w dobie pandemii COVID-19, podpis elektroniczny to narzędzie technologii informatycznych najczęściej stosowane w branży prawnej, zaraz po edytorach tekstowych, poczcie e-mail oraz elektronicznych bazach informacji prawnej.

Natomiast analitycy Raportu LegalTech 2021 – poddający analizie trendy rozwojowe w dziedzinie wykorzystania nowoczesnych technologii w codziennej pracy kancelarii prawnych – wskazują, że aż 82% badanych prawników wyszczególniło podpis elektroniczny jako priorytetowe narzędzie w rozwoju sektora. Co więcej, aż 78% uważa, że jednym z najważniejszych obszarów cyfryzacji jest proces elektronicznego zawierania umów. Potwierdzenie istotności e-podpisu w branży prawnej dowodzi fakt, że 51% prawników korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego w codziennych obowiązkach. Warto zaznaczyć, że powyższe narzędzia częściej wykorzystywane są w kancelariach prawnych niż wśród prawników zatrudnionych w firmach, z czego z kwalifikowanego podpisu elektronicznego korzysta 73% kancelarii zatrudniających powyżej czterech osób. Wśród przyczyn nieużytkowania podpisu elektronicznego wymienia się niewielką liczbę pracowników w danej kancelarii bądź działalność jednoosobową, w których nie dostrzega się potrzeby posiadania e-podpisu.

Wyniki raportu podkreślają jednocześnie, że branża prawna wskazuje na przygotowanie dokumentacji urzędowej oraz pism prawnych jako na te, które dzięki digitalizacji najbardziej usprawniłyby ich codzienną pracę. Analogiczne badanie wykonane w raporcie LegalTech 2018 wskazywało, że do zadań zakwalifikowanych w branży prawnej jako najbardziej uciążliwych należą m.in. te związane z archiwizacją i organizacją dokumentacji tj. przygotowanie i wysyłka dokumentów pocztą oraz ich drukowanie w wielu egzemplarzach. Zadania związane z właściwą obsługą prawną wymagają podpisania dokumentacji tj. umowa, pozew czy opinia procesowa, dlatego nie tylko w myśl idei paperless, ale też w celu poprawy efektywności obiegu dokumentacji, proces ten może odbywać się w sposób zautomatyzowany. Niwelowanie uciążliwości w codziennej pracy prawników, a w szczególności radców prawnych ściśle wiąże się z adaptowaniem rozwiązań pozwalających na zautomatyzowanie zadań wykraczających poza wiedzę prawniczą tj. automatyczne tworzenie umów.

Odpowiedzią na wzrost efektywności obsługi prawnej jest powszechne wykorzystanie podpisów elektronicznych. E-podpis to nie tylko wygoda, ale również aspekt cyberbezpieczeństwa, gdzie aktualne konserwatywne podejście branży prawnej do zmian technologicznych nadal bazuje na skanowaniu podpisanych odręcznie dokumentów, które mogą ulec sfałszowaniu, jeśli nie są odpowiednio zabezpieczone (jak podaje Gazeta Prawna, aż 15% radców prawnych korzysta z darmowych skrzynek e-mail). Takie zabezpieczenie oferuje dostępne na rynku narzędzie będące mobilnym podpisem elektronicznym – SimplySign. Pozwala ono na szybkie i łatwe podpisywanie dokumentów w aplikacji mobilnej lub na komputerze w dowolnym miejscu i czasie.

Zastosowanie podpisu elektronicznego w branży prawnej

Wykorzystanie narzędzi informatycznych do codziennego użytku w branży prawnej niesie za sobą korzyści związane ze wzrostem wydajności pracy, automatyzacją powtarzalnych czynności oraz oszczędnością czasu, a co istotne w obecnej rzeczywistości daje swobodę we wdrożeniu pracy zdalnej. Podpis elektroniczny to idealne narzędzie dla przedstawicieli zawodów prawniczych, w tym radców prawnych, dający możliwość prowadzenia spraw wewnętrznych, jak i obsługi zewnętrznej.

Wewnętrzne użytkowanie e-podpisu ma swoje zastosowanie m.in. w:

• prowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów, a w związku z tym ułatwionym procesem ich archiwizacji,
• powstawaniu dokumentów w formie elektronicznej, zachowując przy tym moc prawną równoznaczną dokumentacji podpisanej osobiście,
• prowadzeniu spraw kadrowych w sposób zdigitalizowany (np. zawieranie umów o pracę).

Biorąc pod uwagę specyfikę pracy zawodów prawniczych, w tym w szczególności radców prawnych, kwalifikowany podpis elektroniczny posiadający moc prawną równą podpisowi odręcznemu może posłużyć m.in. do:

• podpisywania umów-cywilno-prawnych,
• reprezentacji klienta w roli pełnomocnika w temacie działalności gospodarczej lub spraw sądowych i urzędowych,
• komunikacji online z sądami i urzędami administracji publicznej,
• podpisywania faktur,
• szyfrowania danych poufnych.

Kancelaria to również przedsiębiorstwo, dlatego podpis elektroniczny może być używany w branży prawnej zarówno w sprawach urzędowych, jak i w relacjach biznesowych. Jeśli jako prawnik lub radca prawny cenisz sobie mobilność i chcesz podpisywać dokumenty biznesowe, administracyjne lub prywatne w dowolnym czasie oraz miejscu idealnym rozwiązaniem będzie aplikacja mobilna SimplySign. Natomiast jeśli dokumenty służbowe podpisujesz tylko w biurze, możesz wybrać opcję podpisu elektronicznego oferowanego przez Certum w zestawie z kartą lub czytnikiem. SimplySign to nie tylko podpis elektroniczny, daje także możliwość dodania kwalifikowanego znacznika czasu, który skutki prawne daty pewnej, co jest bardzo istotne przy prowadzeniu dokumentacji prawnej. Marka Certum jako jedyna w Polsce oferuje również możliwość walidacji podpisu elektronicznego w oderwaniu od przyszłych zmian technologicznych. Biorąc pod uwagę powyższe zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jego użytkownikami, mogą być także: sędziowie, prokuratorzy, adwokaci, referendarze sądowi, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi oraz nadzorcy sądowi.

Więcej informacji o SimplySign: https://www.certum.pl/pl/simplysign/

Źródła:

legaltech-2018-raport-pwc.pdf
2018.06.25_Raport_LegalTech_ost.pdf (legaltechpolska.pl)
Prawnicy niezbyt otwarci na nowe technologie – GazetaPrawna.pl
(PDF) Wykorzystywanie technologii informatycznych i zmiany na rynku usług prawnych w Polsce w dobie pandemii COVID-19 | Karolina Mania – Academia.edu
QESig – najbardziej popularne narzędzie LegalTech w Polsce? | LinkedIn