Jak dodać pieczątkę na dokumencie elektronicznym? Poznaj kwalifikowaną pieczęć elektroniczną

W dobie dynamicznej cyfryzacji, gdy większość procesów realizowana jest online, kluczowe stają się narzędzia gwarantujące bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów elektronicznych. Jednym z takich rozwiązań jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która łączy wygodę i ekologię, z najwyższym poziomem ochrony danych. Dowiedz się więcej o zastosowaniach, korzyściach i sposobach uzyskania cyfrowej pieczęci dla Twojej firmy.

Z tego artykułu dowiesz się: 

1. Czym jest i do czego służy kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
2. Czym różni się kwalifikowana pieczęć elektroniczna od podpisu kwalifikowanego?
3. Czy pieczątka zastępuje podpis?
4. Jak uzyskać pieczęć elektroniczną od Certum?
5. Jakie dokumenty są wymagane do uzyskania pieczęci elektronicznej?
6. Kiedy i gdzie można używać kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?
7. Jakie są korzyści z używania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?
8. Ile kosztuje kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
9. Dlaczego warto zainwestować w pieczęć elektroniczną?

Co to jest pieczęć elektroniczna?

Pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki, który potwierdza autentyczność, integralność i pochodzenie dokumentów elektronicznych. Pieczęć elektroniczna to dane cyfrowe połączone z e-dokumentami, które pozwalają na łatwe zidentyfikowanie podmiotu, który opatrzył dokument pieczęcią i czy jego treść nie została zmieniona.

Do czego służy pieczęć elektroniczna?

Pieczęć elektroniczna służy do uwierzytelniania dokumentów wydanych przez osoby prawne, takie jak firmy, stowarzyszenia czy instytucje publiczne. Jej zadaniem jest potwierdzenie, że dokument elektroniczny pochodzi od konkretnej firmy lub instytucji, a także, że jego treść nie została zmieniona.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna korzysta z domniemania integralności danych i autentyczności pochodzenia tych danych, z którymi jest powiązana. Pieczęć elektroniczną Certum można wykorzystać zarówno do oznaczania oficjalnej korespondencji firmowej, jak i dokumentacji wewnętrznej w organizacji.

Kiedy używamy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?​

• Uwierzytelnienie w KSeF​
• Rejestracja w bazie EPREL​
• Pieczętowanie e-Faktur​
• Pieczętowanie e-rachunków ​
• Wykorzystanie pieczęci elektronicznej w dokumentacji uczelni wyższych – dyplomy, świadectwa, certyfikaty​
• Potwierdzanie dokumentacji medycznej​
• Potwierdzenie otrzymania i wpłynięcia dokumentu​
• Pieczętowanie oficjalnych dokumentów (Zarządzenia, Statuty, Sprawozdania finansowe, Prospekty)​
• Pieczętowanie dokumentów prawnych (Akty prawne, dokumenty normatywne)​
• Pieczętowanie ofert handlowych​
• Pieczętowanie folderów reklamowych / ulotek produktowych​
• Pieczętowanie powiadomień / wyciągów bankowych / ubezpieczeń / polis / potwierdzeń transakcji. ​
• Wykorzystanie pieczęci elektronicznej w dokumentacji administracji publicznej​
• Pieczętowanie certyfikatów​
• Pieczętowanie dokumentów HR – wnioski urlopowe, wnioski ZFŚF​

Co to jest elektroniczna pieczęć kwalifikowana zawierająca NIP?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to zaawansowana pieczęć elektroniczna złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do jej składania, która opiera się na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej. Zawiera nazwę firmy (instytucji) oraz dane jednoznacznie ją identyfikujące (np. NIP, KRS), a także opcjonalnie dodatkowe dane (np. adres siedziby, mail itd.) oraz inne informacje ważne dla procesu, w którym pieczęć jest stosowana.

Czy pieczęć kwalifikowana jest tym samym, co podpis kwalifikowany?

Nie. Pieczęć kwalifikowana i podpis kwalifikowany to różne instrumenty prawne, choć oba służą do zapewnienia bezpieczeństwa i autentyczności dokumentów cyfrowych. Podpis kwalifikowany umożliwia składanie oświadczenia woli, zarówno w imieniu własnym, jak i jako reprezentant danego podmiotu. Pieczęć kwalifikowaną mogą stosować wyłącznie firmy i instytucje, takie jak spółki prawa handlowego, instytucje publiczne czy organizacje pozarządowe i służy do potwierdzania autentyczności i integralności dokumentów firmowych. Podpis kwalifikowany zawiera dane osobowe i wywołuje identyczny skutek prawny jak podpis własnoręczny.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna Certum nie jest alternatywą dla e-podpisu, ​a nasi klienci często korzystają z obu rozwiązań. ​Pieczęć elektroniczna służy im do uwierzytelnienia dokumentów firmowych, ​a e-podpisu używają, gdy potrzebne jest oświadczenie woli konkretnej osoby.

Czy pieczęć elektroniczna jest bezpieczna?

Pieczęć elektroniczna to technologia cyfrowa, która potwierdza autentyczność, integralność i pochodzenie dokumentów cyfrowych, do których jest dołączona. Jest regulowana przez unijne rozporządzenie eIDAS (910/2014), które opisuje ją jako zestaw danych w postaci elektronicznej, logicznie powiązany z innymi danymi cyfrowymi w celu zagwarantowania pochodzenia i integralności dokumentu.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (QeSeal) jest najbezpieczniejszą formą pieczęci dostępnej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Generowana jest przy użyciu urządzeń do składania kwalifikowanego podpisu (QSCD), które są zaprojektowane tak, aby były wysoce bezpieczne i odporne na próby manipulacji. Każda kwalifikowana pieczęć powiązana jest z kwalifikowanym certyfikatem służącym do jej weryfikacji, który to certyfikat wydany jest przez uznany urząd certyfikacji, który zawiera dane identyfikacyjne podmiotu odpowiedzialnego za użycie pieczęci.

Stosowanie zaawansowanych rozwiązań kryptograficznych przez dostawców tych usług sprawia, że ich podrobienie jest w praktyce niemalże niemożliwe. Pieczęć elektroniczna Certum w pełni spełnia wymogi stawiane w prawodawstwie UE, a więc jest zgodna z rozporządzeniem eIDAS.

Jak uzyskać pieczęć elektroniczną od Certum?

Aby uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną od Certum, należy wykonać kilka kroków:

1. Założenie konta: Zarejestruj się na stronie Certum i załóż konto.
2. Złożenie wniosku: Wypełnij wniosek o wydanie certyfikatu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
3. Potwierdzenie tożsamości: Przejdź przez proces weryfikacji tożsamości, który jest niezbędny do wydania certyfikatu.
4. Pobranie i instalacja oprogramowania: Pobierz i zainstaluj oprogramowanie do używania pieczęci elektronicznej.
5. Aktywacja pieczęci: Aktywuj pieczęć elektroniczną zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez Certum.

Wymagane dokumenty​

Proces weryfikacji oraz dokumenty wymagane po zakupie pieczęci elektronicznej Certum.

Certyfikat kwalifikowany pieczęci elektronicznej Certum zawiera dane firmy/instytucji. Dlatego oprócz weryfikacji tożsamości osoby wnioskującej, konieczne jest dostarczenie dodatkowych dokumentów, które potwierdzą dane reprezentowanego podmiotu. Rodzaj dokumentów uzależniony jest od charakteru prawnego reprezentacji podanego we wniosku o wydanie pieczęci elektronicznej.

Korzyści z używania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Korzyści z używania pieczęci elektronicznej w porównaniu do tradycyjnej pieczątki są bardzo liczne. Obejmują zarówno aspekty praktyczne, jak i prawne.

Korzyści praktyczne

Pieczęć elektroniczna pozwala na szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie dokumentów. Dzięki niej można automatycznie pieczętować dużą liczbę dokumentów cyfrowych. Jest to przydatne zwłaszcza w dużych firmach i instytucjach publicznych. Umożliwia oszczędność czasu i środków, ponieważ eliminuje potrzebę ręcznego stemplowania dokumentów. Dodatkowo wspiera pracę zdalną, umożliwiając pieczętowanie dokumentów z dowolnego miejsca.

Korzyści prawne

Pieczęć elektroniczna zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów. Gwarantuje integralność danych, co oznacza, że każda zmiana w dokumencie jest wykrywana. Można jednoznacznie wskazać, że po złożeniu pieczęci dokonano ewentualnych zmian. Ponadto jest zgodna z unijnym rozporządzeniem eIDAS. A to oznacza, że dokumenty opieczętowane elektronicznie są uznawane na terenie całej Unii Europejskiej.

Korzyści ekologiczne

Używanie pieczęci elektronicznej przyczynia się do ochrony środowiska, ponieważ zmniejsza zużycie papieru i tuszu, co jest korzystne dla ekologii.

Ile kosztuje pieczęć elektroniczna?

Koszt elektronicznej pieczęci kwalifikowanej jest zmienny i zależy od wybranej opcji oraz dostawcy usług. Ceny za rozwiązania podstawowe mogą wzrosnąć w przypadku zaawansowanych integracji i wymagań dotyczących wydajności. Pieczęć elektroniczna Certum w chmurze kosztuje od 1 905,27 zł brutto, a pieczęć elektroniczna na kracie w zestawie Certum Mini od 1 597,77 zł brutto.

Wygodne korzystanie w zależności od potrzeb

Pieczęć elektroniczna Certum jest dostępna w dwóch wariantach:

Podsumowanie

Pieczęć elektroniczna to nowoczesne narzędzie, które znacząco zwiększa efektywność i bezpieczeństwo przetwarzania dokumentów. Dzięki niej firmy mogą działać szybciej, bezpieczniej i bardziej ekologicznie.

Jednym z kluczowych atutów pieczęci elektronicznej jest jej zdolność do zapewnienia autentyczności i integralności dokumentów cyfrowych. Używając zaawansowanych rozwiązań kryptograficznych, pieczęć elektroniczna gwarantuje, że dokumenty nie zostały zmienione od momentu opatrzenia ich pieczęcią. To sprawia, że jest to idealne rozwiązanie dla firm, które muszą przestrzegać rygorystycznych standardów bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Ponadto, pieczęć elektroniczna wspiera zrównoważony rozwój, eliminując potrzebę drukowania i fizycznego przechowywania dokumentów. Dzięki temu firmy mogą zmniejszyć swoje zużycie papieru i związane z tym koszty, jednocześnie przyczyniając się do ochrony środowiska.

Certum, jako lider w dziedzinie usług certyfikacyjnych, oferuje pieczęć elektroniczną, która spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i zgodności z unijnym rozporządzeniem eIDAS. Korzystając z usług Certum, firmy mogą być pewne, że ich dokumenty są chronione na najwyższym poziomie.

Pieczęć elektroniczna to nowoczesne narzędzie, które nie tylko zwiększa efektywność i bezpieczeństwo przetwarzania dokumentów, ale także wspiera zrównoważony rozwój. Dzięki niej firmy mogą działać szybciej, bezpieczniej i bardziej ekologicznie.