Krajowy System e-Faktur (KSeF) – Twój elektroniczny system fakturowania

Uruchomiony w styczniu 2022 Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwala na wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Tym samym umożliwia cyfryzację Twojego przedsiębiorstwa w obszarze obiegu faktur. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak będzie wyglądać fakturowanie elektroniczne i jakich narzędzi będziesz do tego potrzebować – przeczytaj poniższy artykuł.

Czym jest i do czego służy Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został uruchomiony 1 stycznia 2022. Jest to rządowy system teleinformatyczny umożliwiający obieg faktur. W systemie wystawisz oraz udostępnisz faktury ustrukturyzowane, w formacie xml zgodne z szablonem e-Faktury FA wydanym przez Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w systemie ePUAP.
Aktualnie przedsiębiorca ma wybór i może korzystać z KSeF i w nim wystawić fakturę ustrukturyzowaną poprzez aplikację Podatnika KSeF. Wciąż może także wystawiać faktury papierowe albo faktury elektroniczne w swoim dotychczasowym systemie.

Użytkownicy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uprawnieni są wszyscy zarejestrowani przedsiębiorcy, zarówno podatnicy VAT, jak i ci zwolnieni z tego podatku oraz podatnicy posiadający identyfikator podatkowy NIP. Należy też pamiętać, że wyłączone z KSeF będą faktury konsumenckie (B2C) oraz bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych).
KSeF daje możliwość generowania faktury bezpośrednio w systemie poprzez przygotowany interfejs lub w odrębnym systemie podatnika, który pozwala na wystawienie zgodnej ze wzorem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Czy Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy?

Korzystanie z KSeF jest aktualnie dobrowolne. Przedsiębiorca decyduje czy chce wystawić fakturę elektronicznie z wykorzystaniem rządowego systemu, czy też pozostać przy własnych metodach wystawiania dokumentu sprzedaży. Obecnie trwa pierwszy etap wprowadzania KSeF.
Należy jednak pamiętać, że Ministerstwo Finansów dąży do tego, aby system stał się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów. Termin obowiązkowego korzystania z KSeF został przesunięty, jednak nadal planowane jest uznanie KSeF za obligatoryjne narzędzie do elektronicznego fakturowania. Warto więc zainteresować się nim już teraz.
W toku prac nad nowymi przepisami pojawił się również zapis, że w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenie jej do systemu następnego dnia.

Korzyści związane z wykorzystaniem KSeF

Niekwestionowaną zaletą KSeF jest wprowadzenie jednolitego standardu obiegu faktur elektronicznych, co pozwoli efektywniej weryfikować organom podatkowym e-faktury. Z perspektywy użytkownika korzyści wiążą się głównie z:

• skróceniem czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni),
• ujednoliceniem obiegu dokumentów i możliwości ich pobierania bezpośrednio z bazy Ministerstwa Finansów,
• brakiem obowiązku opłat za inne systemy fakturowania lub archiwa dokumentacji papierowej,
• brakiem obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – archiwizacja jest automatyczna w KSeF,
• brakiem ryzyka w przypadkach losowych zniszczenia lub zgubienia faktury,
• automatycznym procesem fakturowania przy jednoczesnej eliminacji błędów przy wystawianiu dokumentów.

Kwalifikowane certyfikaty a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Aby zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur należy założyć indywidualne konto, na którym możemy dokonać uwierzytelnienia firmy lub osoby fizycznej uprawnionej do obsługi faktur, m.in. poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną Certum.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

W ofercie Certum znajdziesz kwalifikowany podpis elektroniczny na kartę oraz mobilny kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign, które pozwolą Ci bezpiecznie dokonać swojego uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur.

Więcej na temat kwalifikowanego podpisu elektronicznego przeczytasz na stronie Certum.
Kwalifikowany podpis elektroniczny kupisz w e-sklepie Certum.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Podmiot, który nie jest osobą fizyczną, np. jest firmą, może uwierzytelnić się w systemie KSeF podczas zakładania konta za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeśli jej nie posiada, konieczne jest złożenie zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (zawiadomienie ZAW-FA), w którym wyznacza się przedstawiciela – osobę fizyczną – do korzystania z KSeF w imieniu firmy.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna posłuży również do uproszczenia procesu nadawania pierwotnych uprawnień w KSeF, gdy podatnik nie jest osobą fizyczną. Oznacza to, że w przypadku posiadania przez osoby prawne kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, można korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
Więcej na temat kwalifikowanej pieczęci elektronicznej przeczytasz na stronie Certum.
Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną kupisz w e-sklepie Certum.

Źródła
Informacje o KSeF (podatki.gov.pl)
KSeF – Krajowy System e-Faktur, co to jest, do czego służy (krajowysystemefaktur.pl)
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)