Podpis elektroniczny dla obcokrajowca – prowadź swój biznes ponad granicami

Prowadzenie firmy w Polsce, przez obcokrajowca na stałe przebywającego poza granicami Polski, wiąże się często z koniecznością podróży w sprawach administracyjnych. Dokumenty do urzędów, umowy z pracownikami, kontrakty, sprawozdania czy raporty to stały zestaw, który jest podpisywany w większości firm. Kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign pozwoli zarówno na elektroniczne sygnowanie dokumentów w dowolnym miejscu i czasie, jak i na potwierdzenie tożsamości na odległość.

Zastosowanie podpisu elektronicznego – nie tylko sprawozdania do KRS

Jednym z najczęstszych zastosowań podpisu elektronicznego przez cudzoziemców jest ten związany z obowiązkiem podpisywania sprawozdania do KRS. Dokument ten jest składany przez każdą spółkę i musi zawierać podpisy wszystkich członków zarządu. Sprawozdanie finansowe oraz towarzyszące mu dokumenty sporządza się, oraz składa do KRS wyłącznie w wersji elektronicznej. Ustawa o rachunkowości nie nakłada natomiast obowiązku posiadania numeru PESEL przez osoby, które zobowiązane są do podpisania dokumentów finansowych. W przypadku spółek, w których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL, złożenie sprawozdania do KRS odbywa się w trybie płatnym (140 zł). Bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. System powinien automatycznie wskazać osoby, które mogą podpisać zgłoszenie. Jeśli do rejestru nie wpisano żadnego reprezentanta z numerem PESEL, wówczas otrzymujemy komunikat, że dokonanie zgłoszenia w trybie bezpłatnym nie jest możliwe.

Oprócz wyżej opisanego przykładu opatrzenia dokumentów e-podpisem do KRS istnieje jeszcze szereg innych możliwości wykorzystania, zarówno w kontaktach z administracją publiczną jak i w biznesie. Podpis elektroniczny SimplySign usprawni komunikację z urzędami, dostawcami i klientami, można nim podpisać deklarację ZUS, dokumenty do urzędu Skarbowego, ofertę w zamówieniach publicznych, może także służyć do umów B2B oraz B2C, dokumentacji wewnątrz firmy czy dokumentów HR.

SimplySign dla obcokrajowca – bez konieczności posiadania PESEL

Procedura pozyskania podpisu elektronicznego SimplySign dla cudzoziemca jest taka sama jak dla obywatela polski. Cały proces składa się z czterech kroków:

1.  Zakup podpisu kwalifikowanego np. przez sklep internetowy https://sklep.certum.pl/
2. Złożenie wniosku o wydanie e-podpisu
3. Weryfikacja tożsamości
4. Wydanie e-podpisu

Najważniejszą różnicą jest dokument, na podstawie którego potwierdzana jest tożsamość właściciela podpisu elektronicznego. Osoba ubiegająca się o podpis elektroniczny nieposiadająca obywatelstwa polskiego może legitymować się następującymi dokumentami: paszportem lub dowodem osobistym, które służą do weryfikacji tożsamości. Dodatkowo dowód osobisty musi znajdować się w Publicznym Rejestrze Autentycznych Dokumentów Tożsamości i Dokumentów Podróży publikowanym przez Radę Unii Europejskiej. Obcokrajowcy mogą uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny bez konieczności posiadania numeru PESEL. Weryfikacja tożsamości może odbyć się poprzez jej potwierdzenie w Punktach Firmowych Certum lub Punktach Partnerskich. Tożsamość można potwierdzić również u notariusza. W przypadku skorzystania z usług notariusza ważne jest, aby znajdował się on w wykazie stowarzyszeń i izb notarialnych takich jak:podpis

• Krajowa Rada Notarialna
• Międzynarodowe Zrzeszenie Notariuszy
• Europejski Spis Notariuszy

Jeżeli notarialne potwierdzenie tożsamości jest sporządzone w innym języku niż polski, angielski, niemiecki lub rosyjski, konieczne jest dołączenie tłumaczenia, sporządzonego przez tłumacza przysięgłego.

Tych kilka prostych kroków wystarczy, żeby obcokrajowiec mógł korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign, a od momentu wydania można podpisywać elektronicznie zarówno sprawozdania finansowe, jak i wszystkie inne dokumenty w formie elektronicznej.

Podpis elektroniczny to międzynarodowy standard biznesowy

SimpySign to mobilny podpis elektroniczny, który jest tak samo wiążący, jak podpis własnoręczny – nie tylko w Polsce, ale również na terenie całej Unii Europejskiej. Potwierdza to międzynarodowe rozporządzenie eIDAS. Narzędzie zapewnia pełną integralność treści podpisywanego dokumentu – oznacza to pewność, że nikt nie będzie ingerował w żadne zapisy, a podpis nie zostanie podrobiony. SimplySign pozwala na sprawne sygnowanie dokumentów zarówno w biznesie, jak i w kontakcie z administracją publiczną wykorzystując do tego laptop, tablet czy smartfon, jest także automatycznie rozpoznawany w oprogramowaniu Adobe na całym świecie. Podpis elektroniczny SimplySign to wygodne, pewne i w pełni bezpieczne rozwiązanie, które oszczędza czas i pieniądze każdej firmy.