Podpis elektroniczny dla tłumaczy przysięgłych

Zmiany spowodowane przez pandemię koronawirusa COVID 19 wymusiły pracę zdalną, a także przyśpieszyły procesy cyfrowe w przedsiębiorstwach, w tym digitalizację dokumentów. Dotyczy to także rosnącej popularności tłumaczeń poświadczonych elektronicznie.
W wyniku nowelizacji ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego zgodnie z art. 18. 1a. ust. 1a już od ponad dwóch lat można poświadczyć tłumaczenie lub odpis elektroniczniew postaci elektronicznej, ale ta forma wciąż jeszcze wydaje się być w mniejszości. W wersji elektronicznej jedyną dopuszczalną metodą poświadczenia tłumaczenia jest użycie do tego podpisu kwalifikowanego.

Tłumaczenie dokumentów może dotyczyć dwóch obszarów: biznesowych lub administracyjnych. Tłumaczenie poświadczone przez tłumacza przysięgłego wymagane jest najczęściej wówczas, gdy dotyczy dokumentów posiadających moc prawną, które chcemy przedłożyć w instytucjach administracji publicznej. Wykonuje się je na potrzeby urzędów, szkół, uczelni, banków, firm, a także ich klientów. Poświadczone tłumaczenia najczęściej dotyczą dokumentów prawnych lub finansowych — odnoszących się do kwestii poufnych, a także wszelkiego rodzaju spraw urzędowych, m.in.:

• umowy kupna-sprzedaży,
• umowy o pracę,
• kontrakty,
• pisma sądowe i procesowe,
• akty notarialne,
• akty stanu cywilnego,
• dowody rejestracyjne,
• świadectwa i dyplomy ukończenia szkół czy studiów,
• dokumenty medyczne, itp.

Międzynarodowe środowiska pracy, wysoki przepływ osób, towarów i finansów pomiędzy krajami, a także ogromna liczba dokumentów przetwarzanych przez instytucje państwowe i przedsiębiorstwa, powodują, że liczba dokumentów poświadczonych przez tłumaczy w ciągu roku liczona jest w setkach tysięcy. Z danych z rejestru Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że liczba tłumaczy przysięgłych w Polsce wynosi około 10 tys., a najwięcej jest tłumaczy języka niemieckiego oraz angielskiego.

Skorzystanie z podpisu kwalifikowanego w tym przypadku pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, ponieważ przekazanie dokumentów może odbyć się zdalnie, co powoduje brak konieczności korzystania z usług kurierskich lub pocztowych, wydruku dokumentu czy też kontaktu osobistego. W przypadku tłumaczenia w formie papierowej każda ze stron dokumentu musi zostać ostemplowana pieczęcią Ministra Sprawiedliwości, co w przypadku już kilkudziesięciu stronicowych tłumaczeń powoduje wydłużenie procesu. Natomiast w wersji elektronicznej podpis jest składany tylko raz, co z pewnością jest dużym ułatwieniem i skróceniem czasu wykonania zadania.

Podczas wydania podpisu elektronicznego tłumaczy warto umieścić w certyfikacie, poza danymi identyfikującymi jego posiadacza, informacje, które są zawarte na pieczęci tłumacza przysięgłego używanej do stemplowania dokumentów w formie papierowej . Są to informacje o posiadaniu statusu tłumacza przysięgłego danego języka wraz z numerem wpisu na liście tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości. Choć wymóg dodatkowych danych nie został wyrażony w ustawie to ułatwi on identyfikację tłumacza oraz będzie poświadczeniem jego kompetencji.

Dodatkowym atutem jest możliwość znakowania czasem wersji cyfrowej dokumentu, ponieważ przy złożeniu podpisu potwierdzana jest jednocześnie data i godzina sporządzenia tłumaczenia. Najlepszą metodą do złożenia podpisu jest zapis utworzonego dokumentu w formacie pdf, a następnie złożenie podpisu wewnętrznego w taki sposób, aby był on zawarty w treści dokumentu. Tak utworzony dokument jest łatwy do odczytu i zweryfikowania poprawności podpisu przez każdego z odbiorców.

Używanie elektronicznego podpisu kwalifikowanego przez tłumaczy przysięgłych jest z pewnością opcją bezpieczną, szybką oraz bardziej praktyczną niż w przypadku wersji papierowej. Korzyści wynikające z digitalizacji dokumentów wymagających tłumaczenia z pewnością zostaną docenione również przez osoby zlecające takie zadanie.