Podpis elektroniczny SimplySign w pracy prawnika i wykładowcy

Jako nauczyciel akademicki biorę udział w wielu konferencjach i spotkaniach. Z SimplySign nie mam żadnych przeszkód w podpisywaniu dokumentów, np. podczas jazdy pociągiem. Szanuję swój czas i pieniądze. Polecam każdemu!

Rozmowa z dr. inż. Rafałem Tomaszem Prabuckim – ekspertem rozwiązań legaltech o korzyściach z używania kwalifikowanego podpisu SimplySign oraz potrzebie cyfryzacji pracy prawników i wykładowców.

Jak stał się Pan użytkownikiem SimplySign?

Na podpis elektroniczny SimplySign natknąłem się podczas Forum Mediów Elektronicznych w Opolu, na stoisku Certum. Był do kupienia na miejscu ze zniżką dla uczestników, dlatego nie wahałem się przed podjęciem decyzji. To było 3 lata temu.

Jakie były pierwsze wrażenia?

Nie będę ukrywał, to był mój pierwszy kontakt z podpisem elektronicznym. Miałem wcześniej świadomość, że istnieje takie narzędzie, ale kojarzyłem je z koniecznością używania specjalnej karty i urządzenia do jej odczytu.

SimplySign tego już nie wymaga.

Okazało się, że SimplySign jest bardzo intuicyjny w użyciu. Wystarczyło zainstalować aplikację na telefon i komputer. Żaden dodatkowy sprzęt nie był już potrzebny.

Mobilność SimplySign to duża korzyść?

Jest to dla mnie ogromną zaletą, ponieważ często jestem w podroży. Jako nauczyciel akademicki biorę udział w wielu konferencjach i spotkaniach. Nie ma żadnych przeszkód w podpisywaniu dokumentów, np. podczas jazdy pociągiem, choć konieczny jest oczywiście dostęp do internetu.

Jedną z pierwszych umów podpisałem będąc na dworcu kolejowym, z firmą z branży legaltech. Zmiany i akceptacja treści zajęły zaledwie kilka godzin. To był rewelacyjny czas na realizację takiej sprawy.

A jak sprawdza się SimplySign w innych relacjach?

Z czasem zacząłem używać SimplySign w kontaktach z Uniwersytetem Opolskim. Najpierw jako wykładowca tej uczelni, a następnie realizujący projekt. Zmiana charakteru pracy wiązała się ze zmianą miejsca zamieszkania. Nie stanowiło to żadnego problemu. Wszelkie dokumenty mogłem podpisać będąc nawet w innym mieście. To była niesamowita rewolucja, zwłaszcza że jeszcze kilka lat temu byłoby to zupełnie niemożliwe.

Jak to wygląda na innych uczelniach?

Na prywatnej uczelni im. Leona Koźmińskiego podpis elektroniczny jest standardem od wielu lat. Tymi śladami podążają także publiczne wyższe szkoły. Chęć użycia e-podpisu nie wzbudza już takiego zdziwienia jak kiedyś.
Czyli jest szansa na bardziej powszechne użycie podpisu elektronicznego w szkolnictwie wyższym?
Chcemy, aby nasza nauka się rozwijała, oferowała nowe możliwości, najlepszych wykładowców. A czasem jest tak, że wykładowca mieszka w innym mieście. Tu pojawia się niesamowita możliwość, aby przekonać go do pracy w naszej instytucji. Wszystkie formalności może załatwić zdalnie i przybyć dopiero na konferencję, wykład czy zajęcia. Jest to ogromna oszczędność czasu dla wykładowcy i korzyść, która może być decydująca.

Nie trzeba niczego nadawać na poczcie…

Miałem osobiście taką sytuację, że najbliższa placówka okazała się zamknięta z powodu kwarantanny COVID. Kolejna była już znacznie dalej i musiałem szukać alternatywy. Konieczność wysyłania Pocztą Polską bywa dużą i niepotrzebną uciążliwością. Przecież można użyć e-maila, wgrać dokumenty na dysk w chmurze, użyć programu do elektronicznego obiegu dokumentów.

Wspomina Pan pandemię. Czy zauważył Pan wówczas wzrost wykorzystania e-podpisów?

Wielokrotnie w trakcie pandemii polecałem SimplySign. Padały wówczas pytania o kartę i czytnik. Mówiłem wtedy, że do SimplySign wystarczy telefon. Cieszyłem się, że mogę dzielić się tą wiedzą i doświadczeniem nie tylko ze znajomymi, ale także z menedżerami firm, z którymi pracowałem. To też pokazało, że warto otwierać się na nowe rzeczy i testować je, jak tylko staną się dostępne. W moim przypadku ta otwartość zaprocentowała – pandemia „skazała” nas na szukanie nowych rozwiązań.

Do czego jeszcze używał Pan SimplySign?

Chętnie wysłałbym więcej reklamacji podpisanych podpisem elektronicznym np. do spółki skarbu państwa odpowiedzialnej za przewozy koleją. Raz to się już udało. Została przyjęta i rozpatrzona. Co jeszcze? Wnioski o dostęp do informacji publicznej opatrzone podpisem elektronicznym zostały przyjęte. Otrzymałem odpowiedź i dokumenty.

Czy podpis elektroniczny to popularne narzędzie wśród prawników?

Ja staram się przede wszystkim podnosić problem sposobu zarządzania dokumentami w kancelariach. To z niego wynika niski poziom wykorzystania podpisu elektronicznego w branży prawniczej. Doskonale wiemy, jak zarządzać dokumentem papierowym, który do nas wpływa – czyli pieczęć, segregator, półka.
Gdy pismo podpisane elektronicznie przychodzi do kancelarii e-mailem, zaczyna się drukowanie i traktowanie go jak papierowy dokument. To umiemy. Ale wtedy tracimy wartość, którą wnosi elektroniczna forma dokumentu.

Zachęca Pan do pozbywania się papieru?

Ja jestem zwolennikiem działań paperless i elektronicznego obiegu dokumentów. Do tego potrzeba jednak „cyfrowego obycia” – archiwizacji poczty, nadawania etykiet, bezpiecznej chmury, kategoryzacji i pilnowania reguł dostępu. Niestety, nie uczymy się tego przez pięć lat na studiach prawniczych – zarządzania ludźmi i zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów. Tego rzadko można też nauczyć się na stażu czy aplikacji w kancelarii. Sam byłem również aplikantem.

Jakie są konsekwencje?

Gdy nadchodzi czas rozpoczęcia własnej działalności, okazuje się, że jesteśmy słabym zarządcą. Tu zaczynają się problemy. Brak miękkich kompetencji, a co dopiero cyfrowych, aby wprowadzić paperless i nad tym panować. To są problemy, które dostrzegam. Na studiach uczymy się do zdania aplikacji, a nie jak być przedsiębiorcą. To nie jest wyłącznie problem branży prawniczej. Każdy przedsiębiorca, jeżeli będzie dobrym menedżerem znającym i rozumiejącym korzyści z paperless, to w jego biznesie i branży podpis elektroniczny będzie pożądany oraz popularny. Z jego pomocą zapanuje porządek. Jeżeli nie, to zawsze będziemy iść w kierunku papieru, który jest nam dobrze znamy, którego obsługi nauczyliśmy się wcześniej. Uważam, że trzeba uczyć się nowych rzeczy.

Jak uczynić podpis elektroniczny wstępem do cyfryzacji życia prywatnego i zawodowego?

Nazwałbym to syndromem karnetu na siłownie. Dla jednych jest to motywacja, aby chodzić regularnie. Drudzy, choć płacą, nie chodzą. Ja jestem w tej pierwszej grupie – używam, szukam nowych zastosowań. Szanuję swój czas i pieniądze. Polecam każdemu!