2022-01-10
Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego Certum – Efektywna firma w erze cyfryzacji
Podpis elektroniczny Certum usprawni Twoją komunikację z administracją publiczną, dostawcami i klientami. Podpiszesz deklarację ZUS i Jednolity Plik Kontrolny, wyślesz sprawozdanie finansowe na platformie e-KRS oraz Jednolity Europejski Dokument Zamówienia. Podpis elektroniczny Certum to wygodne, pewne, w pełni bezpieczne rozwiązanie, które oszczędza czas i pieniądze Twojej firmy.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Obowiązek przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych elektronicznie, za pośrednictwem programu Płatnik, mają wszystkie firmy zatrudniające (rozliczające składki) więcej niż 5 osób. Bezpłatny program umożliwia płatnikom składek tworzenie, weryfikację i wysyłanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.
Za pomocą programu Płatnik:
- utworzysz dokumenty ubezpieczeniowe,
- zaimportujesz dane z systemu kadrowo-płacowego,
- zweryfikujesz zestaw dokumentów przed ich wysłaniem,
- będziesz mieć dostęp online do danych zgromadzonych na Twoim koncie płatnika i do danych osób, które zatrudniasz,
- prześlesz dokumenty ubezpieczeniowe,
- automatycznie utworzysz informacje miesięczne i roczne dla ubezpieczonych,
- zweryfikujesz i uspójnisz swoje dane z bazą ZUS.
Płatnicy, którzy korzystają z programu Płatnik i wysyłają dokumenty do ZUS, muszą mieć kwalifikowany podpis elektroniczny.
Obecne przepisy regulujące zasady kontaktowania się przedsiębiorców z Urzędem Skarbowym zostały wprowadzone w 2015 roku. Zgodnie z postanowieniami ustawy – firmy zatrudniające powyżej 5 osób oraz wszystkie biura rachunkowe zobowiązane są do przesyłania rozliczeń elektronicznie.
W porównaniu z tradycyjną komunikacją z Urzędem Skarbowym, przesyłanie e-deklaracji, zeznań i rozliczeń w formie elektronicznej jest szybsze, wygodniejsze, a przede wszystkim – bezpłatne. Aby korzystać z tej formy kontaktu wystarczy zakupić certyfikat kwalifikowany.
Deklaracje podatkowe wysyłane elektroniczne do ZUS muszą zostać podpisane. Podpis złożyć może sam podatnik lub osoba przez niego upoważniona. Do udzielenia takiego upoważnienia niezbędne jest wypełnienie formularza UPL-1, w którym osoba udzielająca pełnomocnictwa podaje swój numer identyfikacji podatkowej (PESEL lub NIP). Można to zrobić elektronicznie – poprzez ePUAP, podpisując wniosek np. certyfikatem kwalifikowanym.
Poniżej wyszczególnione są sposoby składania deklaracji:
1. W aplikacji e-Deklaracje Desktop – jest to rozwiązanie tylko dla osób fizycznych.
2. Na portalu https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/
3. Przez złożenie formularza korzystając z Uniwersalnej Bramki Dokumentów.
4. Można również skorzystać z własnego systemu finansowo-księgowego.
Generalny Inspektor Informacji Finansowej
Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) stanowi główny element polskiego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Do GIIF raportowane są informacje o transakcjach ponadprogowych, tj. przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych oraz o wykonanym transferze środków pieniężnych:
1) przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15.000 euro,
2) wykonanym transferze środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15.000 euro.
Do składania danych do GIFF niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Sprawozdania finansowe składane są do KRS w postaci elektronicznej opatrzonej e-podpisem. Obowiązek ten dotyczy wszystkich spółek handlowych. Wymóg złożenia podpisu elektronicznego pod sprawozdaniem dotyczy kierownika jednostki/członków zarządu oraz osoby, która prowadzi księgi rachunkowe.
Co do zasady, obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do rejestru mają przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS. Obecnie znajduje się w nim informacja o prawie 800 tys. zarejestrowanych podmiotów, z tego 72% stanowią podmioty aktywne. Co roku w KRS rejestruje się prawie 50 tys. nowych spółek, w 2020 roku było to ponad 47 tys., czyli o 1,8% mniej niż w roku poprzednim, jednak biorąc pod uwagę sytuację związaną z pandemią należy to uznać za bardzo dobry wynik. Pod względem formy prawnej w 2020 r. najwięcej zarejestrowano spółek z o.o. 85%, spółek komandytowych 9% oraz spółek jawnych 2%.
Sprawozdania do eKRS należy sporządzić i podpisać do trzech miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, a więc dla spółek kończących rok obrotowy zgodnie z kalendarzowym ostateczną datą będzie 31 marca (termin ten dotyczy większości spółek, ok. 90%). Następnie sprawozdanie zatwierdzają odpowiednie organy w firmie np.: walne zgromadzenie wspólników, należy tego dokonać w terminie 6 miesięcy od daty dnia bilansowego, czyli zazwyczaj do 30 czerwca. Kolejnym krokiem jest złożenie sprawozdania do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia tj. nie później niż do 15 lipca.
Sprawozdanie finansowe oraz towarzyszące mu dokumenty sporządza się oraz składa do KRS wyłącznie elektroniczne i muszą być podpisane elektronicznie – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym. Osobami, które podpisują się na sprawozdaniu są:
- kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu,
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zazwyczaj główny księgowy lub biuro rachunkowe).
Sprawozdanie finansowe sporządza się po polsku i w walucie polskiej, zawiera ono następujące elementy: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe, czyli m.in. opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego. E-sprawozdanie finansowe należy zapisać w określonej strukturze oraz formacie, powinno być ono wytworzone jako jeden plik XML, który zawiera wszystkie wcześniej wymienione elementy sprawozdania.
Zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych od 1 stycznia 2021 roku każde zamówienie oraz konkurs publiczny, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT), jest prowadzone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem kwalifikowanym. Natomiast oferta w postępowaniach o wartości równej lub wyższej niż progi unijne musi zostać opatrzona podpisem kwalifikowanym!
- w ten sposób towary lub usługi zamawia w Polsce około 34 tys. podmiotów,
- dla co dziesiątego przedsiębiorstwa w Polsce przetargi stanowią nawet 75% przychodów,
- potencjalnych wykonawców zamówień publicznych jest około 200 tys., z tego 57 tys. stanowią małe firmy natomiast ok. 15 tys. średnie przedsiębiorstwa (dane MR i UZP),
- przybliżona wartość rynku zamówień publicznych w Polsce wyniosła w 2019 roku prawie 290 mld zł z tego blisko połowę stanowiły postępowania o wartości powyżej progów unijnych.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
Ewidencja działalności gospodarczej, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej („CEIDG”) – jest to rejestr (ewidencja) przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi, wykonującymi działalność gospodarczą na terytorium Polski. Celem CEIDG jest udostępnianie informacji o tych przedsiębiorcach oraz ich zmianach, umożliwienie bezpłatnego wglądu do zebranych danych, w tym o ustanowionych pełnomocnikach lub prokurentach oraz rodzaju i sposobie wykonywania prokury.
Za pośrednictwem CEIDG można złożyć wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, zmienić dane we wpisie już funkcjonującej firmy oraz zawiesić, wznowić czy też zamknąć przedsiębiorstwo.
Logowanie w systemie teleinformatycznym CEIDG wymaga posiadania podpisu elektronicznego albo zalogowania się za pomocą profilu zaufanego.
Dzięki CEIDG działalność gospodarczą można założyć online z użyciem bankowości internetowej, profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego.
Wnioski w CEIDG można podpisać podpisem elektronicznym
Elektroniczne umowy i oferty handlowe
Prowadzenie biznesu wiąże się z różnymi zawiłościami związanymi z podpisywaniem umów. Przedsiębiorstwa szczegółowo przygotowują dokumenty kontraktowe, precyzyjnie określając każdy punkt, ma to na celu uniknięcie problemów prawnych w przyszłości. Wiele firm obawia się rezygnacji z papieru ze względu na wątpliwości co do wartości prawnej rozwiązań elektronicznych. Jednak e-podpis został uznany prawnie w wielu krajach. W Europie na mocy rozporządzenia eIDAS, które wprowadza jednolite standardy oraz akceptację podpisów elektronicznych w państwach Unii Europejskiej. Dodatkowym atutem elektronicznego podpisu kwalifikowanego jest to, że jego skutek prawny równoważny jest podpisowi własnoręcznemu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny Certum służy do cyfrowego podpisywania dokumentów i wywołuje takie same skutki prawne jak ten tradycyjny, odręczny. Oznacza to, że można używać go zawsze wtedy, gdy wymagana jest forma pisemna.
Zakres możliwości użycia podpisu elektronicznego jest bardzo szeroki, można go z powodzeniem stosować do kontaktu z administracją, a także w biznesie. Katalog zastosowań e-podpisu zawiera co najmniej kilkadziesiąt przypadków użycia. W zakresie administracyjnym można nim opatrywać dokumenty do Urzędu Skarbowego, ZUS, KRS, oferty w zamówieniach publicznych.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest odpowiedni do kontaktu na różnych szczeblach administracji publicznej:
1. administracja samorządowa trzech szczebli – gminnego, powiatowego oraz wojewódzkiego,
2. administracja rządowa, dzieląca się, ze względu na zakres jej działania, na centralną (Prezes Rady Ministrów, Rada Ministrów, ministrowie oraz centralne organy administracji rządowej) oraz terenową (wojewoda i służby działające regionalnie),
3. administracja państwowa, nie podlegająca rządowi. Można do niej zaliczyć między innymi: Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Najwyższą Izbę Kontroli, Krajową Radę Radiofonii i Telewizji, Rzecznika Praw Obywatelskich, Krajową Radę Sądownictwa czy Narodowy Bank Polski.