2022-01-20
Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego Certum – sprawne zarządzanie w erze cyfryzacji
Kwalifikowany podpis elektroniczny znajduje szerokie zastosowanie w świecie biznesu. Ułatwia, przyspiesza i porządkuje procesy rekrutacyjne, zawieranie umów B2B/B2C oraz prowadzenie dokumentacji firmowej. Wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny, można podpisać plik dokumentów, w tym: faktury elektroniczne, pisma procesowe w sądowym postępowaniu upominawczym, e-deklaracje podatkowe i wiele więcej
Prowadzenie biznesu wiąże się z różnymi zawiłościami związanymi z podpisywaniem umów. Przedsiębiorstwa szczegółowo przygotowują dokumenty kontraktowe, precyzyjnie określając każdy punkt, ma to na celu uniknięcie problemów prawnych w przyszłości. Wiele firm obawia się rezygnacji z papieru ze względu na wątpliwości co do wartości prawnej rozwiązań elektronicznych. Jednak e-podpis został uznany prawnie w wielu krajach. W Europie na mocy rozporządzenia eIDAS, które wprowadza jednolite standardy oraz akceptację podpisów elektronicznych w państwach Unii Europejskiej. Dodatkowym atutem elektronicznego podpisu kwalifikowanego jest to, że jego skutek prawny równoważny jest podpisowi własnoręcznemu.
Istotną zaletą kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest to, że jest on cyfrowym odzwierciedleniem własnoręcznego podpisu na dokumencie, oczywiście nie w sensie graficznym, ale pod względem wywoływanych przez niego skutków prawnych. Oznacza to, że można używać go zawsze wtedy, gdy wymagana jest forma pisemna.
Zgodnie z artykułem 78 kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. Podpisanie umowy w formie elektronicznej, tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne w skutkach z podpisaniem umowy własnoręcznym podpisem. Oznacza to, że jeśli dla danej umowy potrzebna jest forma pisemna, wystarczy zawarcie jej w formie elektronicznej poprzez podpisanie dokumentu (w postaci pliku) kwalifikowanym e-podpisem.
Obecnie dla ważności wielu umów wystarczy, aby treść uzgodnienia zostały zawarte w treści korespondencji e-mail lub umieszczone w załączonym pliku. Przepisy prawa różnicują jednak moc dowodową dokumentów elektronicznych w zależności od sposobu ich sporządzenia i podpisywania. Wiadomość e-mail może spełniać wymogi formy dokumentowej, jeśli jest możliwe ustalenie osoby składającej oświadczenie oraz umowa nie musi być zawarta w innej formie np. pisemnej. Jednak aby spełnić wymogi formy elektronicznej w rozumieniu kodeksu cywilnego, należy skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W polskim prawie funkcjonuje wiele rodzajów umów. Aby ocenić, czy dana umowa może zostać podpisana zdalnie, należy wziąć pod uwagę jej:
- rodzaj,
- przedmiot,
- treść, a w szczególności zawarte klauzule.
Na tej podstawie należy zweryfikować, czy prawo przewiduje szczególną formę na zawarcie danej umowy. Najważniejsze przy tej ocenie, będzie ustalenie, czy dana czynność prawna musi zostać wykonana w określonej formie.
Podpis elektroniczny w biznesie świetnie sprawdzi się do zawierania różnego rodzaju umów i kontraktów z klientami oraz kontrahentami, można z niego skorzystać przy:
- umowach sprzedaży,
- umowach zlecenie,
- umowach najmu,
- umowach agencyjnych,
- umowach o pracę,
- umowach cywilno-prawnych,
- kontraktach menadżerskich,
- pełnomocnictwach,
- umowach o zachowaniu poufności,
- fakturach,
- dokumentacji przetargowej,
… i wielu innych rodzajach umów oraz dokumentów.
Kwalifikowany podpis elektroniczny doskonale sprawdzi się w firmowej dokumentacji wewnętrznej. W przedsiębiorstwach występuje duży obrót różnego typu regulaminami, instrukcjami, schematami, zarządzeniami, protokołami czy wnioskami. Szacunki wskazują, że pracownicy spędzają około 30% czasu na szukaniu dokumentów papierowych, natomiast w przypadku dokumentów w formie elektronicznej można je bardzo łatwo przechowywać, a później prosto i szybko znaleźć.
Dzięki e-podpisowi można skutecznie podpisać:
- regulaminy: pracy, wynagradzania i premiowania,
- regulamin organizacyjny,
- schemat organizacyjny,
- karty zadań jednostek i komórek organizacyjnych,
- zakres czynności stanowisk,
- instrukcje organizacyjne,
- upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
- zarządzenia,
- polecenia,
- pisma ogólne,
- wnioski urlopowe,
- delegacje,
- protokoły zdawczo-odbiorcze,
- pełnomocnictwa,
- świadectwa pracy,
- formularze PIT-11,
- decyzje finansowe.
Wszystkie tego typu dokumenty można szybko i bezpiecznie podpisać nawet bez wychodzenia z domu, wystarczy, że wykorzysta się do tego kwalifikowany podpis elektroniczny.
Kwalifikowany podpis elektroniczny może być z powodzeniem wykorzystywany w wielu obszarach, a jednym z nich jest dokumentacja związana z funkcjonowaniem w sferze HR. Można nim podpisać umowy o pracę, o dzieło czy zlecenie. Korzystając z e-podpisu, przedsiębiorcy mogą wszystkie procesy HR-owe realizować w sposób elektroniczny, co stanowi duże ułatwienie dla obu stron: pracodawcy oraz pracownika. Obecnie dokumenty takie jak umowy o pracę, czy zaświadczenia o zatrudnieniu są często drukowane i podpisywane ręcznie. W trybie pracy zdalnej jest to duże utrudnienie. Jedynym rozwiązaniem, które w sposób prawnie wiążący zastępuje podpis odręczny na dokumencie papierowym, jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Cyfryzacja w dziale HR bardzo dobrze sprawdza się zwłaszcza w sytuacji, gdy praca nie jest wykonywana z biura. Dzięki temu można prowadzić elektroniczne teczki pracownicze bez konieczności drukowania ich czy przesyłania pocztą lub kurierem. Istotne jest również to, że nie ma konieczności prowadzenia cyfrowej teczki dla każdego z pracowników, to od pracodawcy zależy czy będzie ona prowadzona w wersji elektronicznej, czy papierowej.
Umowa o pracę może zostać zawarta zdalnie z pracownikiem, jeśli obie strony dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opatrzenie oświadczenia woli takim podpisem sprawia, że jest ono wyrażone w formie równoznacznej z formą pisemną. Zasady te dotyczą zarówno zawierania umów, jak i ich wypowiedzenia.
W przypadku umowy cywilnoprawnej również warto skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego w taki sam sposób, jak przy zdalnym zawieraniu stosunku pracy na podstawie UoP. Pracodawcy powinni pamiętać, że zmiana treści warunków takich umów lub ich zakończenie może okazać się bardziej skomplikowane, ponieważ często zawierają one klauzule, wedle których zmiana lub zakończenie umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wówczas niedochowanie określonego w umowie kształtu może spowodować, że oświadczenie woli złożone przez przedsiębiorcę zgodnie z przepisami prawa nie odniesie pożądanego skutku. W takim przypadku jednym rozwiązaniem jest skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W przypadku podpisu elektronicznego możliwe jest uzyskanie dwóch typów certyfikatów:
1) uniwersalnego,
2) z dodatkowymi danymi, w którym jest możliwość zamieszczenia uzupełniających informacji, takich jak dane reprezentowanego podmiotu.
W przypadku chęci uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego z certyfikatem z dodatkowymi danymi, oprócz weryfikacji tożsamości konieczne jest jeszcze dostarczenie dokumentów potwierdzających dane reprezentowanego podmiotu (tj. pełnomocnictwa lub odpisu z KRS). Certyfikat z dodatkowymi danymi potwierdza, że osoba podpisująca dokument działa w imieniu określonego podmiotu.
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może dotyczyć podpisywania umów czy aneksów zarówno z nowymi lub obecnymi pracownikami.
Udział w aukcjach elektronicznych
Podpis elektroniczny jest doskonałym narzędziem do udziału w przetargach i aukcjach elektronicznych. Można go zastosować w celu rejestracji i identyfikacji wykonawców oraz podpisywania dokumentów. Dzięki zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego w aukcji elektronicznej dysponujemy niepodważalnym dowodem złożenia oferty przez ściśle określona osobę.
W związku z tym, że podpis elektroniczny jest wystawiony na konkretną osobę, to w przypadku składania dokumentów ofertowych musi właśnie ona złożyć oświadczeń woli w imieniu firmy. Jeżeli podpisem będzie posługiwać się ktoś kto nie jest uwidoczniony w dokumentach firmowych (KRS, EDG) jako reprezentant, to Zamawiający powinien zostać poinformowany o udzieleniu pełnomocnictwa przez Wykonawcę wyznaczonej osobie. To pełnomocnictwo może być udzielone np. tylko do jednej aukcji lub na określony czas. Ponadto, może również zostać sporządzone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na:
- branie udziału w aukcjach i przetargach,
- składanie wniosków,
- pełną komunikację elektroniczną (zgodnie z JEDZ, czyli Jednolitym Europejskim Dokumentem Zamówienia).
Podpisywanie dokumentów na platformach do podpisu
Podpis elektroniczny można używać poprzez smartfon, laptop, tablet, komputer czy inne urządzenie z dostępem do internetu. Jest on wydawany w wersji mobilnej lub fizycznej, w postaci karty z czytnikiem. Podpis elektroniczny może być używany jako osobne narzędzie, ale także w ramach platformy do podpisywania dokumentów. Podpis elektroniczny SimplySign od Certum może być bezproblemowo zintegrowany z dowolnym systemem obiegu dokumentów czy transakcji lub systemem bankowości elektronicznej. Poprzez SimplySign API, możliwa jest także integracja z platformami do podpisu i wywoływanie możliwości opatrzeniu dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.